Varför ska man ha ett intranät överhuvudtaget?

Intranätet måste ha en koppling mot affärsmål och övergripande strategi så det krångliga svaret är att det beror på verksamheten. Generellt skulle jag säga att ett välfungerande intranät underlättar vardagen för medarbetarna. Det är en plats där du får svar på frågor, får ny kunskap och hittar information du behöver. Ett bra intranät gör att du slipper maila och fråga kollegor eller dubbelkolla om saker stämmer. Sist men inte minst så stärker ett bra intranät varumärket och bidrar till en känsla av samhörighet och gemenskap.

Hur lyckas man med intranätprojektet?

Du måste göra jobbet. Intranät handlar väldigt lite om teknik och väldigt mycket om människor. Du måste peka ut ansvariga för innehållet, bestämma vad som ska finnas - och inte finnas - på intranätet samt ha en tydlig process för hur information ska granskas, uppdateras och arkiveras. Det går inte att komma runt det. Jag rekommenderar att börja med att göra en övergripande innehålls- och kanalstrategi för intern kommunikation. Intranätet löser inte allt utan är en pusselbit som ska samspela med andra kanaler, verktyg och processer. Våga avgränsa, allt behöver inte finnas på intranätet.

Ett annat tips är att engagera så många som möjligt i projektet. En person bygger inte ett intranät. Bjud in till workshops, använd referensgrupper och kartlägg behov. Genom att involvera många i projektet skapar du delaktighet och engagemang för intranätet redan från början. Andra tips är att tänka till kring strukturen, målgruppsanpassa innehållet och hitta ambassadörer som kan hjälpa till att hålla igång sociala funktioner. Glöm inte heller att utbilda både redaktörer och användare.

Hur får man intranätet att leva vidare, även två år efter lansering?

Det är jätteviktigt att det finns tid och budget avsatt. Cheferna måste se nyttan med intranätet och förstå att det krävs tid och resurser för att det ska fungera. Redaktörer behöver ha tid avsatt för att jobba med intranätet, annars kommer det inte att fungera. Jag hör ofta att användare klagar på att sökfunktionen är dålig för de får träffar på gamla dokument. Det är inte söket som inte fungerar, det är processen för att hantera dokument som fallerar.

Vilka misstag ska man undvika?

Att tro att det går att köpa ett nyckelfärdigt intranät utan att göra förarbetet eller ha en plan för hur det ska fungera. Det går inte. Du måste involvera organisationen och bygga intranätet utifrån era behov och er verksamhet. Modern teknik kan underlätta till viss del, du får mycket gratis idag när det gäller användbarhet, utseende och funktionalitet, men det räcker inte. Intranät handlar om människor, kultur och ska innehålla verksamhetskritisk information - det går inte att köpa färdigt.

Vad tycker du är den roligaste utmaningen med att bygga intranät?

Som konsult får jag möjlighet att lära känna verksamheterna jag jobbar med väldigt väl, det är jätteroligt. Jag lär mig nya saker varje gång och kan förfina de metoder och arbetssätt jag använder mig av. Min främsta drivkraft är att bygga intranät som underlättar folks vardag. När det jag gör leder till att människor får mer tid att göra det de är bra på — då har jag lyckats!

Vill du ha hjälp med ert intranät?

Kontakta Patrik Hassel

Faktaruta:

Metamatrix hjälper kunder med strategi vid utveckling av intranät. Vi tar fram effektmål, förvaltningsorganisationer, projektleder och bygger och förvaltar intranät. Vi utvecklar oftast intranät i Sharepoint men jobbar även med Episerver, Umbraco och Wordpress. Vi kan också stötta med innehållsproduktion, utbildning och digital analys.