Nyligen höll vi en workshop med elva deltagare där sex personer var i rummet och fem med på distans. Utmaningen för workshopledare Pia Flodquist var att få till ett effektivt samarbete där alla deltagare, oavsett om de satt i rummet eller på distans, kunde göra sig hörda. Tricket? Förberedelser!

Tänk från början att alla ska ha samma förutsättningar att delta

Planera workshopen utifrån tanken att samma förutsättningar gäller för alla. Efter att ha övat på upplägget övergav vi till exempel post-it-tanken. Post-it i rummet gör att deltagarna på distans inte deltar på lika villkor. Bra koncept, men hur gör vi det digitalt?

Vi löste det med att rigga ett gemensamt Google Spreadsheet där varje deltagare hade en egen kolumn. Varje pass såg likadant ut: tio minuter individuellt arbete, några minuter för att klistra in idéer och kommentarer i Google-dokumentet och tjugo minuter för presentation. Vi lät inte deltagarna klistra in saker löpande i dokumentet för att hindra dem från att kika på varandras texter. På så vis fick vi bredd på innehållet och minimerade risken att fastna i ett tankespår.

Så såg vårt Google spreadsheet ut

Testa tekniken någon dag innan, inte 15 minuter innan

Kan alla redigera era gemensamma dokument? Finns det någon som av säkerhetsskäl behöver en annan lösning? Fungerar Skype, appear.in, eller den plattform ni använder för alla? Fungerar ljudet, kamerorna och att dela skärm? Vi har nog alla varit på möten som börjar med att mötesledaren nervöst rycker i alla sladdar för att försöka gå igång tekniken. Undvik det genom att testa ordentligt innan.

Utse en dedikerad person med uppgift att hjälpa de som sitter på distans

Ju fler som deltar på distans, desto mer teknikstrul riskerar det att bli. En person behöver finnas tillgänglig för att bistå de på distans med hjälp, alltifrån att skicka ut länkar igen till att överföra deras input till de andra om en uppkoppling går ner. Med en person i rummet som servar de på distans och har koll på att alla är med, håller ni tiden och minskar risken för frustration.

Ha en gemensam chatt öppen vid sidan om som alla ser

Det hade inte vi, men det kommer vi ha nästa gång. Med en gemensam chatt blir troligtvis dynamiken ännu bättre. Den kan också användas efter workshopen för att fånga upp idéer som deltagarna kommer på efteråt.

Öva workshopen en gång

Testkör upplägget en gång innan det är skarpt läge. Då finns det tid och möjlighet att justera upplägget och fixa eventuellt teknikstrul. Efter en testomgång av vår workshop skruvade vi både på informationen vi skickade ut till deltagarna innan workshopen, och själva upplägget så att det blev mer digitalt och med lika förutsättningar för alla.

Så, var inte rädd för att köra distansmöten. Tekniken har funnits länge och med rätt upplägg och förberedelser går det att få effektiva möten, där alla är med på lika villkor.

Vill du veta mer? Kontakta Pia Flodquist.