Arbetet med att ta fram ett nytt intranät till Statens Fastighetsverk presenterades av Helena Starenby, intranätstrateg och kommunikatör på Metamatrix och Maria Aho, kommunikatör på Statens Fastighetsverk. De har tillsammans lett teamet som jobbar med intranätet. Här svarar vi på frågor som ställdes inför och under webbinariet. Längst ner på sidan hittar du länken till webbinariet. Det avsnitt som visar Statens Fastighetsverks intranät är "blurrade".

  1. Använder ni det även för dokumenthantering?
    Svar: Statens Fastighetsverk använder delvis SharePoint för dokumenthantering, men det är inte det primära verktyget i dagsläget. Kanske det blir det i framtiden, det är projekt i sig.

  2. Vore intressant att höra om Yammer som alternativ. För- och nackdelar? Svar: I grunden är Yammer tänkt att vara ett socialt verktyg och fungerar bäst som komplement till SharePoint. Men för mindre organisationer kan det räcka bra med bara Yammer som även funkar för enklare dokumenthantering.

  3. Vilka är de största/viktigaste förbättringarna i SharePoint nu jämfört med, säg, 2012? Svar: Gränssnittet är mycket modernare, snyggare och lättare att använda för både redaktörer och användare. Den nya megamenyn är lätt att redigera i och ger en bra överblick över innehållet. Eftersom SharePoint-sidor är responsiva fungerar det nu också mycket bra i mobilen. Vidare är det lättare att förvalta tack vare den nya "platta strukturen" och associerade webbplatser snarare än underwebbplatser. Det innebär att du nu kan anpassa intranätet efter strukturella förändringar på ett mycket enklare sätt, till exempel efter en omorganisation. Läs gärna Ett kärleksbrev till SharePoint för lite mer information kring detta. 

  4. Vi kommer nog snart att bygga ett intranät i Sharepoint. Vilka funktioner är bra att känna till? Svar: Ett av mina bästa tips är att jobba med termlargringsplatsen. Det är läskigt och krångligt namn men är inget konstigare än en slags databas över alla metadata, det vill säga taggar/termer (kärt barn har många namn) för ditt innehåll. Användarna älskar generellt megamenyer då det gör jobbet med struktur och navigation mycket lättare, helt enkeltför att medarbetarna hittar bättre. Se det inte heller som att du bygger ett intranät i SharePoint, utan använd hela Office365-paketet med alla dess intragrationer. SharePoint fungerar som navet och lyfter innehåll från Teams, YammerStream, Forms etc.

  5. SharePoint Online med en paketlösning ovanpå, dvs. intranet-in-a-box, hur mycket flexibilitet/anpassningsmöjligheter/valbarhet (generellt) finns det i de redan färdiga paketen och dess funktioner? Är paketen så pass välformade och högkvalitativa att det sällan finns anledning av anpassning eller är det bättre att då att redan från början välja ett mer build-you-own intranet om det finns särskilda behov? Svar: Vad gäller design kan du enkelt sätta ihop startsidan utifrån ett slags rutmönster, så det finns en hel del flexibilitet. Samtidigt finns det begränsningar och det är en bra sak, eftersom du då vet att designen kommer att vara tillgänglig och responsiv. Du lägger till så många rader du behöver och sedan har du upp till tre kolumner, där du kan lägga in de webbdelar du vill ha, till exempel text och bild, en kalender, ett nyhetsflöde eller en video är väl det vanligaste, andra exempel är Power BI och formulär. Det kommer hela tiden nya saker! Färger kan också påverkas, men typsnitt och dylikt är svårare.

  6. Hur får man en bra struktur på Sharepoint? Svar: I dag är det mycket lättare att bygga en struktur i SharePoint eftersom du kan ändra senare. Du kan bygga upp en global meny som är helt oberoende av strukturen och som ger en bra överblick tack vare megameny-designen. Söket har dessutom blivit väldigt bra och du kan jobba en hel del med individ- och målgruppsanpassning, metadata och relaterad information för att innehållet ska kännas mer relevant för enskilda medarbetare. Det går att börja smått och bygga på senare.

  7. Hur uppfattar organisationen intranätet (på Statens fastighetsverk)? Svar: Den första delen av intranätet på Statens fastighetsverk är Din anställning, vilken har fått fin kritik från medarbetarna. De tycker att det har blivit mycket lättare att hitta och att designen är snygg.

  8. Kan man styra åtkomst i Sharepoint-intranät, så att till exempel enbart chefer kommer åt vissa sidor? Svar: Ja, det går att styra behörigheten på webbplatser. Det är inte rekommenderat att ändra behörighet på sid- eller dokumentnivå, men det är möjligt. Behörighetsstrukturen bör hållas så enkel som möjligt för det blir lätt en komplex apparat som är svår att förvalta och förstå.

  9. Är det lätt att hitta och söka information? Svar: Som med allt annat blir det bättre sök om det finns en genomtänkt struktur och användning av metadata. Det är fortfarande lite av ett hantverk, men söket i grunden har blivit riktigt, riktigt bra. Dessutom är det individanpassat och blir "smartare" ju mer du använder det. Sedan en kort tid tillbaka är det samma sökgränssnitt över hela Office365.

  10. Detta är kanske en lite väl specifik fråga men undrar om någon av er vet någon bra Sharepoint-webbdel för att visa omvärldsbevakning från tex MyNewsdesk via RSS? Vill spegla nyhetsflödet om vår organisation på vårt intranät (som är byggt i nya Sharepoint) men inte hittat någon bra modul där nyheterna går att sortera med senaste först. Svar: Det finns inte, men det finns appar du kan ladda ner i affären. Jag har inte hittat någon jag tycker funkar bra, så det här känns som ett typiskt fall för vidareutveckling.

  11. Bygga intranätet direkt i SP (inkl. customisering) eller ovanpå SP med ett annat CMS? Gissar att ni tar upp den aspekten, det förra alternativet är ju som bekant knöligt. Svar: Det görs i praktiken inte längre då det är dyrt och kräver en utvecklingsinsats. Min rekommendation är alltid att utgå från standardfunktionalitet och utveckla vid behov. Det är lätt att snöa in sig på lösningar, när det du bör göra är att fokusera på behovet. Tidigare var det vanligt att integrera Episever med SharePoint, men det var i mitt tycke aldrig ett särskilt lyckat äktenskap. Det krävdes både mycket pengar och kärlek.

  12. Vilka är de främsta medskicken kring ett intranätprojekt i SharePoint? Svar: Det här är ett mer generellt råd, eftersom vi redan har nämnt en del om SharePoint som plattform. Se till att skapa engagemang från start, för då är halva jobbet gjort när intranätet ska förvaltas vidare efter lansering.
  13. Har ni tips på var man kan lära sig mer om Sharepoint modern? Svar: Jag skulle tipsa om min personliga favorit, Greg Zelfond. Han har en fantastiskt bra blogg, SharePointMaven, som är lätt att ta till sig och alltid uppdaterad. Googla även "SharePoint home site" för snygga bilder och inspiration.

  14. "Fastigheten" såg fin och spännande ut! Nya intranät faller ju under DOS-lagen från förra året. Lätt att bygga intranätet tillgängligt, eller? Svar: Ja, SharePoint är väldigt tillgängligt i grunden och det vet vi då vi har tillgänglighetsgranskat det. Vi jobbar mycket med digital tillgänglighet så det var viktigt för både oss på Metamatrix och Statens fastighetsverk.
  15. Har ni använt några tredje parts webb parts för saker som saknas i standard SP? Svar: Nej, inte än, men vi planerar att integrera en egenutvecklad lösning för RSS-feeds.

  16. Använder ni molnlösning eller on site? Svar: Molnlösning, på Statens fastighetsverk kör vi uteslutande SharePoint Online. Även den gamla versionen var online. Känsligt material har vi på särskilda servrar, det vill säga inte i molnet.

  17. Är det alltså inget som är kodat i den lösningen ni satt upp? Svar: Korrekt! Allt är baserat på standardfunktionalitet, om än med några smarta lösningar och koncept som vi har kommit på tillsammans under resans gång. Det är OOTB, som det kallas, det vill säga Out Of The Box.

  18. Har ni bara redaktörer som publicerar nyheter? Eller kan alla publicera nyheter? Svar: vi kommer att ha redaktörer för nyheter etc. Sedan använder vi till exempel Yammer (SharePoints svar på Facebook) för delar där alla kan bidra.

  19. Ni nämnde RSS-flöden. förstår jag rätt att det inte går att lägga in ett flöde med exvis mediebevakning? Svar: Precis, det finns ingen standardfunktionalitet (längre) som innebär att du kan visa mediabevakning från extern källa (RSS). Förhoppningsvis är det på gång. Du kan visa Twitter-flöden däremot.

Boka plats på kursen Bygga intranät i Sharepoint med kursstart den 14 april!