Storsthlm är ett förbund som ägs av Stockholms 26 kommuner. Genom Storsthlm samarbetar kommunerna kring sådant som de gör bättre tillsammans än som enskild kommun, till exempel genom samordning av gymnasieantagningen, välfärdsfrågor, miljöfrågor eller planering av infrastruktur. Storsthlm har två webbplatser, storsthlm.se och gymnasieantagningen.storsthlm.se.

- Vi fick hjälp med att ta fram en metodik och Metamatrix guidade oss igenom förstudien. Vi är väldigt nöjda med både upplägget och med coachningen. Nu rullar utvecklingsprojektet för fullt och vi lutar oss mot förstudien i varje steg, säger Helen Ala-Kojola kommunikationschef på Storsthlm. 

Coachning i UX-metoder och process

Nu skulle webbplatserna byggas om. Först en förstudie med målet att ta reda på målgruppernas drivkrafter, utmaningar och behov, ta fram användargrupper, skapa nya informationsstrukturer samt ta fram en kravspec med funktioner som mappade mot användargrupper och den redan färdiga budgeten.

Under hela förstudiearbetet drev vi på Metamatrix projektet framåt samtidigt som vi coachade Storsthlms medarbetare i olika UX-metoder. De gjorde mycket av arbetet själva, men framför allt analysarbetet som landande i användargrupper och reviderade informationsstrukturer gjorde vi tillsammans.

Minska kostnader och gör jobbet själv

Medarbetarna på Storsthlms kommunikationsavdelning gjorde en stor del av jobbet. Det handlade om allt ifrån att ta minnesanteckningar, göra research, boka in och göra djupintervjuer med målgrupperna, dokumentera behov, sammanfatta slutsatser med mera. Projektet blev på så sätt billigare för Storsthlm och de lärde sig metodiken allt eftersom. Win-win. Coachningen tog vi allt eftersom. Det ledde till ett tätt samarbete.

Vi på Metamatrix processledde arbetet och coachade, tog fram intervjumallar, modererade workshoppar och diskussioner, ledde analys- och strukturarbetet, den tekniska utredningen och kravspecen samt tog fram konceptskisser baserat på vad vi kom fram till i projektet.

Design thinkings tre första steg

Upplägget på förstudien följde de första stegen i design thinking, men naturligtvis var gränserna i själva verket flytande. Efter workshops kring mål och målgrupper tog vi det första steget ”empethise” för att sätta oss in målgruppernas situation och behov. Vi valde bland annat semistrukturerade intervjuer och interna workshops som metod. Över till det andra steget ”define” då vi sammanställde scoopet, våra insikter och idéer. I det här steget tog vi också fram användargrupper och reviderade informationsstrukturerna. Därefter nästa steg där vi gick för att gå över till experimentera och spåna idéer för att till slut ta fram konceptskisser och en enkel prototyp.

Val av cms och kravspecifikation växer fram

Parallellt med förstudien gjorde vi en teknisk utredning för att ge rekommendation kring val av cms, utvecklingssteg med mera. Vi tog också fram en prioriterad kravspecifikation.